GESTIÓN DE PROYECTOS
Introducción.
Por medio de este blog, vamos a intentar armar un sistema que nos lleve a comprender dos cosas importantes y vamos a dividir el aprendizaje en dos puntos:
I. ¿Cómo se hace un proyecto?
Esta es la parte teórica del estudio, aquí vamos a ver el proceso para hacer nuestro proyecto, que pasos vamos a seguir y que cosas necesitamos saber.
Aquí vamos a incluir:
1. Las clases teóricas
2. Las tareas que deben entregar y las fechas de entrega
3. La preguntas de los alumnos
II. Ejemplo de Proyecto
Voy a poner como ejemplo un mini-proyecto que yo mismo llevé a cabo: la realización de una Editorial virtual para vender libros electrónicos en Barnes & Noble con la idea de que sirva de pequeña guía para lo que vamos ir haciendo.
Cada semana ustedes tendrán que hacer una evaluación del avance de sus proyectos y hacérmelo llegar. Así que vamos paso por paso y punto por punto.
Capitulo 1. EL PROYECTO
Objetivo: Este capítulo los introducirá en forma resumida y les permitirá comprender todo el marco teórico en que vamos a desarrollar nuestro trabajo. Para que me entiendan, este capítulo es sumamente importante porque aquí marcamos y explicamos todos los pasos que vamos a seguir para crear un proyecto.
1. EL PROYECTO
Un PROYECTO es un conjunto de actividades y recursos que se planifican para lograr:
• Un objetivo específico
• Con un presupuesto determinado
• En un periodo de tiempo limitado.
2. LOS RECURSOS
Para lograr esto, el equipo o la persona que busca trabajar en este debe contar con RECURSOS y los Recursos con que cuenta un proyecto son básicamente tres (3):
Humanos (habilidades y conocimientos)
Materiales (Instalaciones, maquinaria, equipamiento, vehículos, etc.)
Económicos (fondos disponibles)
3. EJEMPLOS DE PROYECTOS
Hay una gran variedad de proyectos que podemos manejar: Nuevos Productos / Nuevos negocios/ Solución de problemas / Planeación de eventos (bodas, exposiciones, viajes) / Proyectos de inversión, etc...
4. OBJETIVOS INICIALES DEL PROYECTO
• Cuando se piensa y se decide poner en marcha un proyecto, el primer paso consiste en definirlo y determinar sus objetivos iníciales.
• Los OBJETIVOS DEL PROYECTO nos identifican (1) a donde queremos llegar y (2) qué lograremos.
• Si por ejemplo, el proyecto es construir una escuela el OBJETIVO INICIAL podría ser la construcción de la escuela en un periodo de 6 meses a un costo de $ 150.000 pesos.
• Pero, mucho ojo, estamos hablando de un OBJETIVO INICIAL, el que nos permite arrancar con la elaboración del proyecto y que nos da una meta a lograr, porque es posible que a final del trabajo o en medio de este nos demos cuenta que ese objetivo no es realizable bajo ciertas condiciones. Aquí estamos hablando de la PLANEACIÓN DE UN PROYECTO no de su REALIZACIÓN. El PLAN puede cambiar o de hecho lo hará porque habrá de ajustarse mediante lo vayamos haciendo. Cuando ya se tenga un PLAN ESTABLECIDO entonces sí, se arrancará bajo su guía.
5. ETAPAS FUNDAMENTALES DE UN PROYECTO
• Por supuesto, como en todas las cosas, un proyecto se divide en etapas que marcan el avance de su desarrollo.
• Podemos citar cuatro ETAPAS FUNDAMENTALES DE UN PROYECTO, cada una cuenta con un grupo de puntos a realizar.
• Estas son pues, las cuatro etapas que se siguen en el desarrollo del plan de un proyecto. Es digámoslo así EL METODO A SEGUIR, la receta del PASO POR PASO.
Etapa Uno: Análisis del Proyecto
Comprende desde el surgimiento de la idea del proyecto, hasta las conclusiones del estudio de factibilidad técnica, económica y financiera. O sea, esta primera parte determina si el proyecto que tenemos en mente es factible o no e implica, por supuesto, gran parte de de INVESTIGACIÓN.
Incluye:
• Objetivos iníciales / predefinición del proyecto
• Realizar los análisis económicos, financiero y técnico.
Etapa Dos: Desarrollo del proyecto
Esta etapa incluye la definición de las características, los objetivos y la programación de las tareas necesarias para alcanzar los objetivos previamente fijados.
Ojo: Nótese que cuando aquí hablamos de objetivos nos referimos a los objetivos de las tareas a realizar, NO del objetivo del proyecto. No se confundan
Incluye:
• Definir, comunicar y registrar las características del proyecto.
• Programar tareas y relaciones entre tareas
• Gestionar recursos. Presupuestar
• Inicio del proyecto
Etapa Tres: Seguimiento
El seguimiento de los procesos proyectados comienza una vez iniciado el proyecto.
Incluye:
• Relevar datos de avance y desviaciones presupuestarias.
• Solucionar atrasos.
• Prever problemas y tomar medidas preventivas y correctivas.
• Realizar, comunicar y registrar cambios.
Etapa Cuatro: Evaluación
Es la última etapa y mide el grado de alcance de los objetivos fijados y la precisión de la programación.
• Evaluar resultados del proyecto.
• Evaluar desempeños.
• Evaluar la programación y el seguimiento.
6. GESTIÓN DE UN PROYECTO.
La gestión de proyectos se refiere a todo aquello que debe realizarse para alcanzar los objetivos del proyecto, es decir las técnicas usadas en dirigirlos.
Mucho ojo, no se trata de pasos a seguir como si fuera un método, sino que son actividades que siempre se realizan cuando se gestiona un proyecto y estas son:
o Planificación.- Planea el orden de las tareas y las relaciones que existen entre las tareas
o Programación.- Especifica un tiempo para estas tareas y su duración.
o Establecimiento de sistemas de control.- Establece los métodos que vamos a llevar para controlar que el trabajo se esté llevando adecuadamente: Registros, reportes, gráficos de Gantt, etc.
o Creación de equipos de trabajo del proyecto: Se escogen los recursos humanos para el proyecto y las tareas que estos realizaran.
o Comunicación entre los integrantes del proyecto: los sistemas de comunicación que permitirán a todos ir monitoreando el avance del proyecto, por ejemplo, usando el mail, un blog donde todos los integrantes del equipo vayan viendo los avances, etc.
o Gestión de los recursos: se refiere a identificar y seleccionar los recursos que usaremos para lograr el proyecto.
Esta gestión tiene cuatro fases de desarrollo, o sea, todos los puntos anteriores los vamos a ir desarrollando a través de cuatro etapas que están totalmente ligadas con las Etapas Fundamentales del Proyecto (ver punto 5)
• Antes del proyecto / (1) análisis e inicio del proyecto
• Durante el proyecto / (2) Programación (3) Seguimiento
• Después del proyecto / (4) Cierre y evaluación de Resultados.
Antes del proyecto:
Aquí los responsables del proyecto hacen un análisis del proyecto y lo inician (1) una investigación sobre el contexto del proyecto o Diagnostico de esta donde se investigan todos los elementos que pueden afectar o ayudar al proyecto; (2) los principales elementos sobre los que construiremos nuestro punto de partida llamado también Estructura Inicial del Proyecto; (3) veremos nuestra situación actual de nuestra empresa, organización o persona y (4) veremos si el proyecto puede ser factible a nivel técnico, económico y financiero.
Durante el proyecto:
Ya sabiendo que nuestro proyecto puede ser factible y que cumplimos con los requisitos básicos para lograrlo, aquí ya especificamos
Programación del proyecto: (1) las tareas a desarrollar y sus relaciones, (2) los recursos necesarios (3) las responsabilidades de cada elemento del grupo, (4) los canales y las formas de comunicación a utilizar durante el proyecto.
Seguimiento: (1) Evaluamos en qué medida avanza el proyecto de acuerdo a lo programado. (2) respondemos rápidamente a cualquier imprevisto.
Después del proyecto:
Aquí se realiza la Evaluación del proyecto, (1) vemos si se han logrado los objetivos (2) y si no, por qué elementos, (3) registramos datos reales y (4) tomamos decisiones en función de los mismos.
En fin, este es todo el contexto en que nos vamos a manejar y es indispensable que lo entiendan para los siguientes pasos que es ir ya, elaborando nuestro proyecto.
BIBLIOGRAFIA
GARCIA FRONTI, VERONICA, Julián Salvarredy, Proyectos con Microsoft Excel, Nociones básicas, Ed. em maurina, Argentina, 2003.
DE MARCO, GABRIELA, Liderazgo eficiente con MS Project, Cómo administrar proyectos sin morir en el intento, Col. Dr. Max Express, Ed. MP Ediciones, Argentina, 2006
BRUCE, ANDY, Ken Langdon, Dirigir proyectos, Ed. Grijalbo, México, 2002
VARIOS, Diseño y elaboración de Proyectos, Gobierno de Chile
http://aler.org/redes/mercadeo/docs/proyecto3.pdf
SOFTWARE PARA GESTIONAR PROYECTOS
OpenProj.
Programa para organizar y desarrollar proyectos. Gratuito
http://openproj.org/
