EJEMPLO DE TRABAJO

Aquí les pongo un ejemplo del trabajo de unos alumnos, para que vean como opción de ejemplo de la elaboración de un proyecto.

El OBJETIVO del proyecto es Recaudar fondos para la lucha contra el cáncer en un cóctel de beneficencia con un presupuesto de $250,000 pesos.

Son dos archivos, un . doc y un excel dentro de un archivo ZIP. Bajenselo para que vean.

Lo pueden bajar directamente de aquí: http://www.box.net/shared/onu31imi4g

Capitulo 3: ETAPA DOS.- DESARROLLO DEL PROYECTO

Etapa Dos: Desarrollo del proyecto

Esta etapa incluye la definición de las características, los objetivos y la programación de las tareas necesarias para alcanzar los objetivos previamente fijados.

Ojo: Nótese que cuando aquí hablamos de objetivos nos referimos a los objetivos de las tareas a realizar, NO del objetivo del proyecto. No se confundan

Incluye:

• Definir, comunicar y registrar las características del proyecto.

• Programar tareas y relaciones entre tareas

• Gestionar recursos. Presupuestar

• Inicio del proyecto

Por desgracia, por el momento no he podido hacer un tratamiento propio de esta parte del proyecto pero aquí mismo les anexo un PDF con la programación de tareas por medio de Graficas de Gantt que vamos a utilizar. Esta tomado del libro PROYECTOS con Exel.

Se lo pueden bajar de aquí:

http://www.box.net/shared/gkctxstnvs

A continuación les presento un gráfica para que se sitúen de donde vamos en nuestro proyecto:

Archivos con toda la primera parte: Objetivos / Estructura Inicial del Proyecto / Análisis de Factibildiad

Muchachos, aquí pueden encontrar para bajarse todo lo que hemos visto:

Archivos con toda la primera parte: Objetivos / Estructura Inicial del Proyecto / Análisis de Factibilidad

http://www.box.net/shared/g9uidrzo3q

Capitulo 2: REALIZANDO EL PROYECTO: Análisis de Factibilidad

Capitulo 2: REALIZANDO EL PROYECTO

ETAPA UNO: ANALISIS DEL PROYECTO

Antes del proyecto, Parte 2

[Continuación]

PASO 3: ANALISIS DE FACTIBILIDAD

• Son todos aquellos análisis que nos permiten decidir sobre la conveniencia de poner en práctica un proyecto.
• Es el estudio de las posibilidades de concreción de un proyecto.
• Consiste en supone diferentes situaciones y determinar las respuestas que se obtendrán en el marco del proyecto.
• Es una etapa fundamental donde los participantes del proyecto deben involucrarse y buscar información para realizar un análisis lo más profundo posible

El análisis de factibilidad puede darse de cualquiera de estas tres formas:

o Análisis de factibilidad técnica

o Análisis de factibilidad económica

o Análisis de factibilidad financiera

FACTIBILIDAD TÉCNICA

A. Mediante el análisis de factibilidad técnica estudiamos las posibilidades de concreción técnica del proyecto, así que analizamos los siguientes puntos:

1. Disponibilidad y costo de los insumos [Evaluamos los recursos para cada tarea]

2. Estructura de la organización. [Evaluamos la Estructura de la organización, o sea su organigrama, su forma de trabajar]

3. Gestión ambiental y de calidad. [Evaluamos el impacto ambiental y las consecuencias de nuestros diferentes actos sobre el ambiente]

4. Marco legal del proyecto. [Evaluamos las leyes, códigos y normas que pueden afectarnos en nuestro proyecto]

Al analizar cada uno de estos sabremos cuáles son las probabilidades reales de llevar a cabo el proyecto / Qué tipo de riesgos técnicos se están corriendo y / Qué medidas se pueden tomar para prevenir o disminuir los riesgos.

B. Es importante realizar este análisis tomando en cuenta las distintas alternativas de contexto, o sea evaluamos los puntos anteriores con respecto a:

1. Una amplia gama de escenarios posibles (del peor al más optimista. Digamos por ejemplo: Qué tal si nos va MAL / Qué tal si nos va REGULAR / Qué tal si nos va BIEN

2. Determinar en qué manera afectará cada una al proyecto y qué tipo de respuesta se puede dar a cada escenario

Veámoslo aplicado a nuestro ejemplo:

FÁCTIBILIDAD TÉCNICA PARA EL PROYECTO:

Creación de una editorial de libros virtuales (eBooks)

1. Disponibilidad y costo de los insumos [Evaluamos los recursos para cada tarea]

Como ustedes pueden ver, el cuadro muestra:

 Los recursos que necesito,

 Los recursos con los que cuento (si no cuento con ellos, tengo que señalarlo)

 El costo de cada uno de estos recursos.

[Aquí evaluamos si tenemos los recursos necesarios para lanzarnos con nuestro proyecto, si contamos con todo y si tenemos el dinero para pagarlo]

 ¿Existen recursos alternativos?

 ¿Cuánto nos van a costar esos recursos?

[En caso de no contar con el recurso o por alguna cuestión no poder acceder a él… ¿tenemos recursos alternativos que podemos usar? Es lo que conocemos como un plan B y que nos ayudan cuando se presentan escenarios que no teníamos contemplados. Supongamos que mi hermana se casa de nuevo y se va a vivir a Suecia. Yo ya no cuento con su Cuenta Bancaria y eso puede acabar con mi proyecto, pero tengo dos cartas más: una tía que vive allá también y una amiga viviendo en Nueva York ¿pueden ellas facilitarme sus cuentas? ¿Va a tener un costo para mi?, etc. Por supuesto, también agrego los recursos humanos y los recursos financieros, cuando tengo otras opciones para cubrirlos. Por ejemplo, cuento con un apoyo monetario de tal empresa para realizar ciertas tareas ¿Qué pasa si me lo quitan? Tengo que pensar o tener otras empresas o gente que quiera participar en mi proyecto, o tengo que tener en cuenta la pedida de un préstamo.]

2. Estructura de la organización [Evaluamos la Estructura de la organización, o sea su organigrama, su forma de trabajar]

Conocer el organigrama y la forma de trabajar de una empresa, nos puede ilustrar si un proyecto puede ser viable o no y con qué condiciones.

Por ejemplo: una proyecto de “entrega rápida” para una Pizzeria de la colonia, tal vez podría no ser viable porque no tienen el suficiente número de repartidores para lograrlo y no tienen los suficientes ingreso para pagar a nuevos repartidores.

En este caso para la Editorial de E- Books el organigrama es básicamente nulo y por lo tanto no es un elemento importante a la hora de analizar su factibilidad.

3. Gestión ambiental y de calidad [Evaluamos el impacto ambiental y las consecuencias de nuestros diferentes actos sobre el ambiente]

Se denomina impacto ambiental a las consecuencias que diferentes actos determinan sobre la salud humana, el bienestar de la flora y de la fauna y los recursos naturales.

Nuestro proyecto no infiere ni desata una consecuencia directa o inmediata sobre el medio ambiente, así que no es un elemento importante de análisis para nuestro proyecto.

4. Marco legal del proyecto. [Evaluamos las leyes, códigos y normas que pueden afectarnos en nuestro proyecto]

Es fundamental estudiar el conjunto de leyes, códigos y normas que afectan los proyectos de las empresas, es decir su Marco Legal. La constitución Nacional, las Leyes nacionales y locales, Códigos de comercio, Normas, Reglamentos.

En nuestro caso si hay leyes que pueden inferir en nuestro proyecto:

Ley de Derechos de Autor:

 Las obras que sean enviadas a la editorial deben pasar por el proceso de registro de derechos de autor. Esas obras deben ser registradas por sus autores.

 Esta misma ley hace que no pueda usar cualquier imagen bajada de internet para hacer la portada de los libros, pues pueden tener derechos de autor y eso causarme una demanda, lo que me obligará a buscar material libre de derechos.

FACTIBILIDAD ECONÓMICA

La factibilidad económica es el estudio de las posibilidades de concreción económica del proyecto. Se muestra que la inversión a realizar está justificada por la ganancia que generará el proyecto
Para calcular las ganancias del proyecto, se deben conocer los costos que implicaría llevarlo a cabo y las ventas o ingresos que generaría.

Los puntos a analizar son:
o Costos del Proyecto
o Ventas proyectadas del Proyecto
o Análisis del Mercado

Ojo: por supuesto, NO TODOS ESTOS LOS PUNTOS son aplicables en todos los proyectos

1. Costos del proyecto.

Los costos del proyecto son los que permiten el funcionamiento del proyecto, y por lo tanto, deben ser fijados y considerados mientras el mismo se encuentre en ejecución.
Los costos pueden ser Variables o Fijos

• Los Costos Variables son aquellos que varían proporcionalmente con el nivel de producción. Por ejemplo: la mano de obra directa, materias primas, impuestos a la facturación, etc.
• Los Costos Fijos son independientes del nivel de producción o aquellos que se mantienen estables. Por ejemplo, el alquiler, los impuestos, los gastos de mantenimiento, etc.


2. Ventas Proyectadas

Para determinar las ventas proyectadas, es necesario conocer, por un lado, el volumen de ventas del producto o servicio (cantidad de unidades vendidas por unidad de tiempo) y , por el otro, el precio de venta de ese producto o servicio.
Para poder establecer el volumen de ventas, es necesario realizar un Análisis del Mercado.

3. Análisis de Mercado

Cuando se realiza un estudio de factibilidad económica es importante evaluar las condiciones de mercado para determinar si el proyecto es viable. Se deben analizar, al menos, los aspectos básicos del mercado en que se pretende insertar su proyecto.

Los aspectos del mercado a analizar son.
• Oferta (competidores y ventajas competitivas del producto)
• Demanda (mercado y mercado meta)
• Precios
• Comercial (Canales de distribución)


Una vez efectuado el análisis de costos y ventas del proyecto se puede confeccionar el Balance proyectado, que muestra las ganancias o pérdidas que el proyecto generará y cual será el momento en que el mismo comenzará a dar ganancias. En base a los costos y las ventas también es útil obtener el Punto de Equilibrio, que indica la cantidad de productos o servicios que deben venderse para no ganar ni perder dinero. Por ejemplo, si el proyecto es la construcción de viviendas en las que realizamos una inversión de $90,000 podremos decir que nuestro punto de equilibrio es la venta de dos casas a $45.000 cada una.

Ahora bien, no es lo mismo cobrar la venta de esas casas dentro de 10 años o cobrarlas el año que viene.
El análisis financiero tiene en cuenta, para evaluar el proyecto, cuándo se producirán los egresos e ingresos.

FACTIBILIDAD FINANCIERA

Este análisis arroja cuando el proyecto comenzara a producir ingresos y egresos y se basa en analizar:

• El capital de trabajo ( o suma de dinero inicial)
• Los Intereses: suma de dinero adicionada al final de un período (capitalización)
• Tasa de interés: razón entre los intereses y el capital, expresada en una unidad de tiempo.
• Monto: suma de capital + intereses.

Nota importante

Para que quede bien claro: Me parece importante señalar algo para las personas cuyo proyecto sea la planeación de eventos o la investigación para crear planes. que en la parte dedicada al ANALISIS DE FACTIBILIDAD, que muchas veces tienen que sacar DOS TIPOS DE PRESUPUESTOS:

1.- Se refiere a los presupuestos de la misma investigación [que son los costos del proyecto o sea la factibilidad ECONÓMICA], o sea el costo por obtener los datos, la gasolina, el uso del teléfono, la luz, las computadoras etc.

2.- Los presupuestos del Proyecto en si, [que son los costos del desarrollo del plan o sea, la factibilidad TÉCNICA] o sea la información presupuestal que arroja la investigación que realiza el grupo.

Un ejemplo: Un grupo de alumnas se encuentra planeando una cena de coctel para recabar fondos para una institución benéfica de lucha contra el cáncer.

1. Ellas deben obtener un presupuesto de lo que ellas van a gastar [FACTIBILIDAD ECONÓMICA ] en todo el proceso para recabar la información: cuánto van a gastar en gasolina, en llamadas telefónicas para averiguar precios de hoteles para el coctel, ir a los hoteles para ver el lugar, etc. etc.

2. Ellas ya obtienen los precios del hotel, de la cena, de los artistas que se presentaran, etc. ese es el presupuesto que les arroja su información [FACTIBILIDAD TÉCNICA] y que les indicara que rutas son VIABLES y que cosas deberán cambiar o sustituir en su plan.

Tarea: Entrega de la Estructura Inicial del Proyecto

Como ya habíamos dicho, la "Estructura Inicial del Proyecto" esta conformado por el cuadro de preguntas que hay que contestar, fundamentados, claro está en las primera investigaciones.

Digamos que estamos elaborando la primera ESTIMACIÓN, el punto de arranque de nuestro proyecto.

La tarea consiste en:

• Reunir datos con las primera estimaciones investigadas y verterlas en un formato de "Estructura Inicial del Proyecto" que fue el que presentamos en el capitulo 2
• Entrega: El viernes 12 a las 12:00 de la noche ya debo tener todos los trabajos en mi mail
• Nota: Si pueden ir enviando las cosas antes, mucho mejor.

Capitulo 2: REALIZANDO EL PROYECTO

Capitulo 2: REALIZANDO EL PROYECTO

Introducción. En este capítulo vamos a comenzar a ver por pasos como se realiza un proyecto. Mientras vamos indicando y desarrollando los pasos, exhibiré un ejemplo de un mini-proyecto real que se llevó a cabo y le aplicaremos este método.

Por supuesto, hay variaciones en la forma de abordar nuestros diferentes proyectos, así que si existen dudas, pueden preguntarme por el blog o escribirme a la siguiente dirección.

ETAPA UNO: ANALISIS DEL PROYECTO

Antes del proyecto

Aquí los responsables del proyecto hacen un análisis del proyecto y lo inician:

(Paso 1) una investigación sobre el contexto del proyecto o Diagnostico de la situación

(Paso 2) los principales elementos sobre los que construiremos nuestro punto de partida llamado también Estructura Inicial del Proyecto.

(Paso 3) veremos nuestra situación actual de nuestra empresa, organización o persona y

(Paso 4) veremos si el proyecto puede ser factible a nivel técnico, económico y financiero.

Miniproyecto de ejemplo

CREACIÓN DE UNA EDITORIAL DE LIBROS ELECTRÓNICOS.

Introducción:

Navegando por la red me encuentro con la página de la librería norteamericana “Barnes & Noble” [http://www.barnesandnoble.com/] donde uno puede pedir libros a domicilio. Me doy cuenta entonces de una interesante iniciativa que están ofreciendo llamada PubIt [http://pubit.barnesandnoble.com/].

Se trata de la oportunidad de publicar y vender libros propios por medio de esta librería, en formato de Ebook. El Ebook es un libro electrónico que puede leerse en diferente preformas. Se puede leer en la computadora o en un lector de libros electrónicos como el Sony Reader, como el Nook (que es el lector de libros electrónicos de la misma Barnes and Noble), entre otras marcas más, asi como en el IPad, el IPhone y el IPod.

Esta oportunidad de Barnes & Noble de publicar, vender y hacer negocio con libros electrónicos es muy atractiva por varias razones: 1. Me permite publicar mis propios libros sin depender de una editorial externa; 2. La producción de los libros no me representa prácticamente ningún gasto fuerte, porque lo único que se necesita es tener el texto a vender, una computadora y conexión a internet; 3. Barnes and Noble vende los libros, yo recibo el dinero y la librería se queda con una comisión por la venta. La promoción corre por mi parte; 4. No me representa ningún trámite fiscal (aparentemente), por lo que no necesito estar dado de alta en Hacienda; 5. No solo puedo publicar mis libros sino que también puedo publicar los libros escritos por mis amigos o por otras personas y obtener dinero de su venta. 6. Aunque no es necesario crear o tener una editorial para publicar los libros, pienso que es una buena opción el hacerlo para tener un sello distintivo y manejar una imagen que a futuro, identifique mi línea editorial.

En resumidas cuentas, publicar por este medio puede darme ganancias, prácticamente sin costo y me permite incursionar en un nuevo mercado que poco a poco va creciendo.

Los libros impresos no tienen estas ventajas ya que para vender en librerías tengo que realizar gastos de producción (imprimir el libro, diseñarlo, etc.) así como cubrir requisitos fiscales y trámites legales para su venta en librerías.

Veo que es una oportunidad atractiva así que hago primero una investigación sobre el contexto del proyecto:

PASO 1: INVESTIGACIÓN DEL CONTEXTO DEL PROYECTO o DIAGNOSTICO.

Realizo una investigación o diagnóstico de la situación (para ver qué elementos pueden afectarme en mi proyecto o ser ventajosos en él.

En este caso la investigación es sencilla pues voy a la página de PubIt para enterarme de todo lo que necesito saber sobre ellos: (1) Términos y condiciones para poder publicar y vender en su página / (2) Políticas de ventas y pagos / (3) El software que voy a necesitar para producir los ebooks /(4) Método para gestionar mis ventas.

http://pubit.barnesandnoble.com/pubit_app/bn?t=support#pricing_payment_terms

La investigación arroja lo siguiente:

• (1) Puedo cubrir todos sus términos y condiciones, excepto uno: necesito una cuenta bancaria en los Estados Unidos y un número de seguridad social para poder inscribir mis libros en la librería y realizar la venta. Esto puede dar al traste con todo mi proyecto antes de comenzar, pero recuerdo que tengo una hermana viviendo en Estados Unidos, así que puedo usar su cuenta bancaria y su número de seguridad social. Tendremos que inscribir la editorial pues, a nombre de mi hermana.
• (2) Sus políticas de ventas y pagos me parecen satisfactorias. Obtendría un 60% de las ventas de mis libros realizadas a través de “Barnes & Noble” sobre el precio de venta. Por ejemplo, si mi libro vale $9.99 Dólares, al venderse, B&N me pagaría $6.49 Dólares de regalías.
• (3) El software que voy a necesitar para todo esto es simple y sencillo: un programa en Word para generar los textos. Si quiero elaborar las portadas de mis libros, necesito un programa de Photshop, con el que ya cuento. Cuando el texto es enviado a “B&N” por su página ellos mismos realizan la conversión del archivo de texto en otro archivo que es el que conformara el ebook. Este tipo de archivo se conoce como EPub y puede ser leído por una gran cantidad de aparatos lectores y por las mismas computadoras, con un software de lectura que es gratuito.
• (4) El método para gestionar las ventas es sencillo. PubIt ofrece una página personal donde puedo entrar para cerciorarme del total de las ventas que he realizado y desde ahí poder modificar precios, datos o los mismos textos de mis libros si necesito hacerlo.

Así que por el momento veo que el proyecto puede ser realizable, así que me decido por crear un proyecto que consiste en CREAR UNA EDITORIAL PROPIA PARA VENDER MIS LIBROS Y LOS DE MIS AMIGOS POR LA LIBRERÍA “BARNES & NOBLE”

Y para todo esto el siguiente paso es plantear la estructura inicial del proyecto.

PASO 2: PLANTEAR LA ESTRUCTURA INICIAL DEL PROYECTO

• La estructura inicial de nuestro proyecto como su nombre lo dice, perfila la idea inicial de todo lo que el proyecto va a ser, va a contener, va a realizar

• Ojo: como su nombre lo indica, es INICIAL, lo que significa que sirve para establecer la idea del proyecto con las que nos manejaremos al principio. Esta estructura de inicio será después evaluada para ver si es realmente factible.

• En la siguiente tabla se muestra las preguntas que deben ser contestadas para fundamentar esta primera estructura de nuestro proyecto.

• Es importante señalar que no podemos realizarla si antes no tenemos bien establecido nuestro objetivo inicial (ver capitulo 1, punto 4)

Ahora sí, vamos a comenzar a armar nuestro Proyecto, al menos como lo vemos inicialmente:

PRESENTACIÓN DE LA ESTRUCTURA INICIAL DEL PROYECTO

1. NOMBRE DEL PROYECTO [¿Que vamos a hacer?]

Creación de una editorial de libros virtuales (eBooks)

2. FUNDAMENTACION [¿Por qué lo vamos a hacer?] o DEFINICION DEL PROBLEMA

Es una buena oportunidad para publicar los libros no publicados, tanto míos como de mis amigos u otras personas, sin arriesgar dinero y obtener una ganancia por su venta.

3. OBJETIVO INICIAL [¿Qué es lo que quiero lograr?]

Crear una editorial que produzca libros electrónicos (ebooks) para su venta por medio de la librería “Barnes & Noble” en los Estados Unidos, con un presupuesto no mayor a los $500.00 pesos y en el transcurso de 4 semanas.

Analicemos este objetivo (ver capitulo 1, Punto 1 El Proyecto):

1. Es concreto y específico: Busca crear una editorial que produzca libros electrónicos para venderse por “Barnes & Noble”. No busca hacer libros impresos, no busca vender en amazon.com, ni hacer una página de internet para venderlos. Lo único que quieres es vender en B&N y se acabo.

2. Tiene un presupuesto determinado: No mayor a $500.00 pesos. Esto es lo más que se puede gastar y se acabó.

3. Tiene un tiempo determinado: Se establece que se quiere lograr el proyecto en 4 semanas y a ese tiempo hay que ajustarse.

- - - >Ya con este objetivo inicial registrado, ya podemos entonces comenzar la estructura de nuestro proyecto < - - -

4. LUGAR [¿Dónde lo vamos a hacer?]

Se realizará en Guadalajara, Jalisco, México, para venderse en los Estados Unidos.

5. TAREAS Y ACCIONES [¿Cómo lo vamos a hacer?] Este es un listado de las tareas que son necesarias para construir nuestra editorial en “Barnes & Noble” y poner libros a la venta.

A. Inscripción en la página (llenar todos los formatos para abrir una cuenta en B&N y dar la información sobre la cuenta y el número de servicio social en los Estados Unidos.

B. Crear el nombre y concepto de la editorial.

C. Diseñar el logotipo de la editorial.

D. Buscar obras y autores para su publicación.

E. Elaborar contratos de publicación para los autores.

F. Revisión, diseño y maquetación de las obras por publicarse.

G. Diseño de portadas para las obras.

H. Gestionar la página

6. RECURSOS [¿Qué cosas necesitamos para llevar a cabo el proyecto]

Recursos Humanos:

• Un intermediario financiero (quien preste su cuenta y no. De seguro social en los Estados Unidos)
• Un editor (encargado de buscar obras y hacer los tratos con los autores, así como de revisar sus trabajos).
• Maquetador de los libros (aquel que prepara el texto y arregla el diseño del libro para subirse a B&N).
• Diseñador (encargado de crear portadas atractivas para los libros que se venderán)
• Diseñador del logotipo para la editorial (se necesita una ilustración original, por lo que se pedirá la ilustración a una diseñadora profesional)
• Gestionador de la página: Quien esté pendiente de la página de PubIt en internet y haga modificaciones o la mantenga funcional y avise de las nuevas ventas.

Recursos Materiales:

• Tres computadoras PC (una de escritorio, una laptop y una mini)
• Conexión a Internet
• Software para edición de textos ( Word de Microsoft)
• Software de Diseño de imágenes
• Cuenta bancaria en los Estados Unidos

Recursos Financieros (Fondos Disponibles)

• $500.00 pesos disponibles de inmediato.

7. RESPONSABLES [¿Quiénes lo vamos a hacer?] Creación del equipo de trabajo y las actividades que realizaran

Gabriel Benítez.- Líder del proyecto, estará en el proceso de básicamente todas las tareas de la A a la H

Silvia Benítez.- Intermediario financiero, pues ella otorgara la cuenta bancaria. Realizará parte de la tarea A

Laura Michel.- Revisor de las obras enviadas para publicación. Participará en la Tarea F. revisando los textos que envíen autores externos.

Varios alumnos de diseño.- Quienes elaboraran la ilustración del logotipo o ilustraciones interiores de la obra en caso de requerirlas estas.

8. PLAZOS [¿En cuánto tiempo se va a hacer?]

La editorial debe estar lista para sacar su primer libro a las cuatro semanas de iniciado el proyecto.

9. PRESUPUESTO [¿Cuánto va a costar el proyecto?]

• El proyecto tiene asignados $500.00 pesos para su consecución.
• Prácticamente, la mayor parte del proyecto tiene costo cero porque ya se cuenta con todo el software para la realización de las tareas de edición, mientras que los tres responsables principales no percibirán pago por sus labores.
• El alumno de diseño que sea encomendado para la realización del logotipo, tendrá un presupuesto de $250.00 para la elaboración de esta parte del trabajo.

Después de la elaboración de toda esta Estructura inicial del proyecto, encaminada a cumplir el objetivo de “Crear una editorial que produzca libros electrónicos (ebooks) para su venta por medio de la librería “Barnes & Noble” en los Estados Unidos, con un presupuesto no mayor a los $500.00 pesos y en el transcurso de 4 semanas” deberemos cumplir dos pasos más para comprobar la situación de mi empresa y ver si todo el plan resulta factible.

Pero eso será en el siguiente capítulo.

Capitulo 1. EL PROYECTO

GESTIÓN DE PROYECTOS

Introducción.

Por medio de este blog, vamos a intentar armar un sistema que nos lleve a comprender dos cosas importantes y vamos a dividir el aprendizaje en dos puntos:

I. ¿Cómo se hace un proyecto?

Esta es la parte teórica del estudio, aquí vamos a ver el proceso para hacer nuestro proyecto, que pasos vamos a seguir y que cosas necesitamos saber.

Aquí vamos a incluir:

1. Las clases teóricas

2. Las tareas que deben entregar y las fechas de entrega

3. La preguntas de los alumnos

II. Ejemplo de Proyecto

Voy a poner como ejemplo un mini-proyecto que yo mismo llevé a cabo: la realización de una Editorial virtual para vender libros electrónicos en Barnes & Noble con la idea de que sirva de pequeña guía para lo que vamos ir haciendo.

Cada semana ustedes tendrán que hacer una evaluación del avance de sus proyectos y hacérmelo llegar. Así que vamos paso por paso y punto por punto.

Capitulo 1. EL PROYECTO

Objetivo: Este capítulo los introducirá en forma resumida y les permitirá comprender todo el marco teórico en que vamos a desarrollar nuestro trabajo. Para que me entiendan, este capítulo es sumamente importante porque aquí marcamos y explicamos todos los pasos que vamos a seguir para crear un proyecto.

1. EL PROYECTO

Un PROYECTO es un conjunto de actividades y recursos que se planifican para lograr:

• Un objetivo específico

• Con un presupuesto determinado

• En un periodo de tiempo limitado.

2. LOS RECURSOS

Para lograr esto, el equipo o la persona que busca trabajar en este debe contar con RECURSOS y los Recursos con que cuenta un proyecto son básicamente tres (3):

 Humanos (habilidades y conocimientos)

 Materiales (Instalaciones, maquinaria, equipamiento, vehículos, etc.)

 Económicos (fondos disponibles)

3. EJEMPLOS DE PROYECTOS

Hay una gran variedad de proyectos que podemos manejar: Nuevos Productos / Nuevos negocios/ Solución de problemas / Planeación de eventos (bodas, exposiciones, viajes) / Proyectos de inversión, etc...

4. OBJETIVOS INICIALES DEL PROYECTO

• Cuando se piensa y se decide poner en marcha un proyecto, el primer paso consiste en definirlo y determinar sus objetivos iníciales.

• Los OBJETIVOS DEL PROYECTO nos identifican (1) a donde queremos llegar y (2) qué lograremos.

• Si por ejemplo, el proyecto es construir una escuela el OBJETIVO INICIAL podría ser la construcción de la escuela en un periodo de 6 meses a un costo de $ 150.000 pesos.

• Pero, mucho ojo, estamos hablando de un OBJETIVO INICIAL, el que nos permite arrancar con la elaboración del proyecto y que nos da una meta a lograr, porque es posible que a final del trabajo o en medio de este nos demos cuenta que ese objetivo no es realizable bajo ciertas condiciones. Aquí estamos hablando de la PLANEACIÓN DE UN PROYECTO no de su REALIZACIÓN. El PLAN puede cambiar o de hecho lo hará porque habrá de ajustarse mediante lo vayamos haciendo. Cuando ya se tenga un PLAN ESTABLECIDO entonces sí, se arrancará bajo su guía.

5. ETAPAS FUNDAMENTALES DE UN PROYECTO

• Por supuesto, como en todas las cosas, un proyecto se divide en etapas que marcan el avance de su desarrollo.

• Podemos citar cuatro ETAPAS FUNDAMENTALES DE UN PROYECTO, cada una cuenta con un grupo de puntos a realizar.

• Estas son pues, las cuatro etapas que se siguen en el desarrollo del plan de un proyecto. Es digámoslo así EL METODO A SEGUIR, la receta del PASO POR PASO.

Etapa Uno: Análisis del Proyecto

Comprende desde el surgimiento de la idea del proyecto, hasta las conclusiones del estudio de factibilidad técnica, económica y financiera. O sea, esta primera parte determina si el proyecto que tenemos en mente es factible o no e implica, por supuesto, gran parte de de INVESTIGACIÓN.

Incluye:

• Objetivos iníciales / predefinición del proyecto

• Realizar los análisis económicos, financiero y técnico.

Etapa Dos: Desarrollo del proyecto

Esta etapa incluye la definición de las características, los objetivos y la programación de las tareas necesarias para alcanzar los objetivos previamente fijados.

Ojo: Nótese que cuando aquí hablamos de objetivos nos referimos a los objetivos de las tareas a realizar, NO del objetivo del proyecto. No se confundan

Incluye:

• Definir, comunicar y registrar las características del proyecto.

• Programar tareas y relaciones entre tareas

• Gestionar recursos. Presupuestar

• Inicio del proyecto

Etapa Tres: Seguimiento

El seguimiento de los procesos proyectados comienza una vez iniciado el proyecto.

Incluye:

• Relevar datos de avance y desviaciones presupuestarias.

• Solucionar atrasos.

• Prever problemas y tomar medidas preventivas y correctivas.

• Realizar, comunicar y registrar cambios.

Etapa Cuatro: Evaluación

Es la última etapa y mide el grado de alcance de los objetivos fijados y la precisión de la programación.

• Evaluar resultados del proyecto.

• Evaluar desempeños.

• Evaluar la programación y el seguimiento.

6. GESTIÓN DE UN PROYECTO.

La gestión de proyectos se refiere a todo aquello que debe realizarse para alcanzar los objetivos del proyecto, es decir las técnicas usadas en dirigirlos.

Mucho ojo, no se trata de pasos a seguir como si fuera un método, sino que son actividades que siempre se realizan cuando se gestiona un proyecto y estas son:

o Planificación.- Planea el orden de las tareas y las relaciones que existen entre las tareas

o Programación.- Especifica un tiempo para estas tareas y su duración.

o Establecimiento de sistemas de control.- Establece los métodos que vamos a llevar para controlar que el trabajo se esté llevando adecuadamente: Registros, reportes, gráficos de Gantt, etc.

o Creación de equipos de trabajo del proyecto: Se escogen los recursos humanos para el proyecto y las tareas que estos realizaran.

o Comunicación entre los integrantes del proyecto: los sistemas de comunicación que permitirán a todos ir monitoreando el avance del proyecto, por ejemplo, usando el mail, un blog donde todos los integrantes del equipo vayan viendo los avances, etc.

o Gestión de los recursos: se refiere a identificar y seleccionar los recursos que usaremos para lograr el proyecto.

Esta gestión tiene cuatro fases de desarrollo, o sea, todos los puntos anteriores los vamos a ir desarrollando a través de cuatro etapas que están totalmente ligadas con las Etapas Fundamentales del Proyecto (ver punto 5)

• Antes del proyecto / (1) análisis e inicio del proyecto

• Durante el proyecto / (2) Programación (3) Seguimiento

• Después del proyecto / (4) Cierre y evaluación de Resultados.

Antes del proyecto:

Aquí los responsables del proyecto hacen un análisis del proyecto y lo inician (1) una investigación sobre el contexto del proyecto o Diagnostico de esta donde se investigan todos los elementos que pueden afectar o ayudar al proyecto; (2) los principales elementos sobre los que construiremos nuestro punto de partida llamado también Estructura Inicial del Proyecto; (3) veremos nuestra situación actual de nuestra empresa, organización o persona y (4) veremos si el proyecto puede ser factible a nivel técnico, económico y financiero.

Durante el proyecto:

Ya sabiendo que nuestro proyecto puede ser factible y que cumplimos con los requisitos básicos para lograrlo, aquí ya especificamos

Programación del proyecto: (1) las tareas a desarrollar y sus relaciones, (2) los recursos necesarios (3) las responsabilidades de cada elemento del grupo, (4) los canales y las formas de comunicación a utilizar durante el proyecto.

Seguimiento: (1) Evaluamos en qué medida avanza el proyecto de acuerdo a lo programado. (2) respondemos rápidamente a cualquier imprevisto.

Después del proyecto:

Aquí se realiza la Evaluación del proyecto, (1) vemos si se han logrado los objetivos (2) y si no, por qué elementos, (3) registramos datos reales y (4) tomamos decisiones en función de los mismos.

En fin, este es todo el contexto en que nos vamos a manejar y es indispensable que lo entiendan para los siguientes pasos que es ir ya, elaborando nuestro proyecto.

BIBLIOGRAFIA

GARCIA FRONTI, VERONICA, Julián Salvarredy, Proyectos con Microsoft Excel, Nociones básicas, Ed. em maurina, Argentina, 2003.

DE MARCO, GABRIELA, Liderazgo eficiente con MS Project, Cómo administrar proyectos sin morir en el intento, Col. Dr. Max Express, Ed. MP Ediciones, Argentina, 2006

BRUCE, ANDY, Ken Langdon, Dirigir proyectos, Ed. Grijalbo, México, 2002

VARIOS, Diseño y elaboración de Proyectos, Gobierno de Chile

http://aler.org/redes/mercadeo/docs/proyecto3.pdf

SOFTWARE PARA GESTIONAR PROYECTOS

OpenProj.

Programa para organizar y desarrollar proyectos. Gratuito

http://openproj.org/